Faxlösungen

Faxlösungen

10 Gründe für Fax

1. Fax ist etabliert
Jeder weiß, wie ein Fax funktioniert. Papierfax ist alteingeführt und gilt in zahlreichen Branchen als zuverlässigstes Medium. So erhalten Apotheken lebenswichtige Medikamenteninfos nicht etwa über E-Mail, sondern über Fax. Während beim Empfänger tatsächlich noch häufig Einzel-Geräte stehen, nutzen die Versender – etwa der Apothekenverband und die Pharma-Unternehmen – Computerfax.

2. Fax ist nachweisbar
Für jedes versendete Fax erhält der Absender einen Sendebericht, ob die Zustellung erfolgreich war. Dieses Prinzip, ähnlich einem Brief per Einschreiben, gilt für Papierfax und elektronisch versendetes Fax gleichermaßen. Diese Eigenheit des Fax-Protokolls ist auf E-Mail technisch nicht übertragbar: Wer eine Zustellbestätigung von seinen E-Mail-Adressaten wünscht, verursacht ein Dialogfenster im E-Mail-Client des Adressaten – und macht sich meist unbeliebt. Viele schalten deshalb das Senden von Bestätigungen komplett ab.

3. Fax ist billig
Im Vergleich zu E-Mail mag Fax teuer erscheinen, doch diese Denkweise unterschätzt die enormen Infrastrukturinvestitionen, die nötig sind, um E-Mail heutzutage effizient einzusetzen. Ein netzwerkfähiges Computerfax ist ein vergleichsweise leichtgewichtiges Zusatzprodukt, das sich in den E-Mail-Client und die E-Mail-Administration einklinkt. Faxe innerhalb eines Unternehmens sind bei so einer Lösung sogar kostenlos, externe Faxe kosten nur einen Bruchteil des Portos von Briefen. 

4. Fax ist schnell
Obwohl ein Fax billiger ist als ein Brief, kommt es fast ohne Zeitverzögerung an. Darüber hinaus entfällt der Aufwand für das Eintüten und Frankieren. Und mit Computerfax ist ein Fax genauso schnell geschrieben und abgeschickt wie eine E-Mail.

5. Fax ist einfach
Moderne Unified-Messaging-Systeme integrieren die Fax-Funktionalität (ebenso wie zum Beispiel SMS und Voice-Mail) vollständig in die E-Mail-Infrastruktur. Der Anwender tippt sein Fax wie eine E-Mail und schreibt die Faxnummer ins Adressatenfeld. Die Unified-Messaging-Lösung erstellt automatisch das Fax mit Deckblatt, Briefkopf und den korrekten Kontaktdaten. Obwohl der Zeitaufwand der gleiche ist, hat das, was beim Adressaten ankommt, eine völlig andere Verbindlichkeit und Wirkung als eine E-Mail.

6. Fax ist zielsicher
Wer etwas versendet, will dass es ankommt. Gerade dies ist der Schwachpunkt von E-Mail. Weit über 90 Prozent der E-Mails, die Unternehmen erhalten, bekommt der Adressat nie zu Gesicht, weil Spam-Filter sie aussortieren. Trotz aller Fortschritte der Sicherheitstechnologien gehören „False Positives“ zur E-Mail-Realität. Fax ist dagegen resistent gegen Spamfilter, da der Textinhalt eines Faxes nicht erkannt werden kann. Aber Fax ist auch ungefährlich, da es garantiert frei von Viren und Trojanern ist.

7. Fax ist integrierbar
Weitergehende technische Möglichkeiten von elektronischen Faxen sind zu Unrecht eher unbekannt: So ist der Fax-Einsatz auch in Cloud-Umgebungen möglich. Zudem ist papierloses Faxen nicht nur auf E-Mail-Programme beschränkt. Office-Anwendungen, ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning), CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) oder DMS-Lösungen (Document Management System) können ebenso Faxe versenden. So verschicken zum Beispiel einige SAP-Anwender mit Zusatzprodukten direkt aus dem System heraus bindende Angebote und beschleunigen so ihre Prozesse. Ebenso können empfangene Dokumente anhand der Durchwahlnummer automatisch in zugehörige Arbeitsabläufe einfließen, zum Beispiel Bestellungen und Anfragen.

8. Fax ist sicher
Fax bedeutet vertrauliche Kommunikation zwischen den Endpunkten. Das Fax-Protokoll schickt Nachrichten direkt vom Versenderfax zum Empfängerfax. Zwischenspeicherung, Mithören, Manipulieren oder Abfangen sind technisch fast nicht realisierbar und in der Praxis noch nicht vorgekommen.

9. Fax ist rechtssicher
Zunächst die schlechte Nachricht: In Deutschland ist nur der Versand von Papierfax an Papierfax per se rechtssicher. Sobald ein Computerfax im Spiel ist, ist eine elektronische Signatur notwendig. Insofern behandelt das Gesetz elektronisches Fax und E-Mail gleich. Die Signatur speichert Informationen über das versendete Fax. Der ganze Inhalt ist in einem 2-dimensionalen Code abgespeichert und belegt, dass genau dasselbe Fax empfangen wurde, das auch versendet wurde. Somit sind beispielsweise Rechnungen fälschungssicher und bei der Umsatzsteuer-Rückerstattung gibt es keine Probleme. Professionelle Unified-Messaging-Lösungen unterstützen daher optional die elektronische Signatur für Fax.

10. Fax ist beliebt
Auch wenn einige Unternehmen Fax als Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen, spricht fast immer und überall zumindest ein triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer ein Kunde schnell und sicher Dokumente an ein Unternehmen senden möchte, seien es Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die Kunden senden, sieht alt aus.


Office Master Gate

Office Master Gate

Unified Messaging Controller für OfficeMaster Software sowie Mediagateway für Microsoft Lync Server 2013 und Microsoft Exchange Unified Messaging (UM)

Ein Produkt für die gesamte Kommunikation

OfficeMaster Gate unterstützt die Dienste Fax, SMS und Voicemail in Verbindung mit der OfficeMaster-Software.
Es kann aber auch eigenständig als Enhanced Mediagateway für Lync 2013/2010 und Exchange UM verwendet werden.

Einzigartig: Faxempfang ohne Software mit Microsoft Exchange 2013/2010

Seit Microsoft Exchange Server 2010 wurde die Faxkommunikation von Microsoft komplett an Drittanbieter-Software
ausgegliedert. OfficeMaster Gate hat als einziges Gateway eine solche Lösung eingebaut – für den Faxempfang wird keine separate Software benötigt! Empfangene Faxe werden direkt ohne Umsetzung auf T.38 in das Postfach des Benutzers geleitet.

Funktionserweiterung

OfficeMaster Gate lässt sich per Lizenz sowohl um die Art und Anzahl der Schnittstellen als auch um Funktionen erweitern.


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